6 habilidades mejor valoradas en el personal administrativo

El personal administrativo es una pieza clave en el engranaje de un hospital o centro de atención primaria. Un servicio eficaz y de calidad por parte de la recepción médica puede marcar la diferencia en la retención del paciente. ¿Estás de acuerdo? Si es así, sigue leyendo...

Es fundamental que el personal administrativo cuente con estas 6 habilidades emocionales y técnicas. Te recomendamos tomar nota de cada una de ellas✍️ y en caso de ejercer como tal, identificar con cuales te sientes más o menos competente.

Antes de empezar, hazte algunas preguntas como: ¿Cuáles son mis puntos fuertes y débiles?, ¿qué puedo mejorar como profesional administrativo? o, ¿en qué destaco según mis compañeros? 

Funciones principales del recepcionista

Lo primordial es dar apoyo constante en materia de gestión administrativa, por lo que las tareas pueden ir desde la organización de la agenda hasta la atención al cliente.

A continuación, te presentamos una lista de las funciones más habituales: 

• Atención de llamadas para resolver dudas y/o concertar citas del paciente
• Mantener ordenada la recepción y las salas de espera
• Actualizar las fichas de los pacientes con sus datos personales
• Elaborar presupuestos en función de las indicaciones que facilite el especialista
• Gestionar el agendamiento de citas online

6 habilidades más demandadas en la recepción

Es el momento de saber cuáles son las habilidades más importantes en la recepción médica, así las amparan tanto gestores de clínicas como los propios pacientes.  ¡Echa un vistazo! 😀

1. Buena comunicación

¿Sabes que la comunicación es un pilar fundamental para cualquier relación humana? Es muy importante ser una comunicativo con el paciente, explicándole todos los procedimientos clínicos de la mejor manera posible para conseguir su confianza.

Muéstrate abierto y seguro, y que conoces a la perfección el funcionamiento del consultorio y que, por tanto, puedes ayudar al paciente en todo lo que necesite. Tu forma de hablar y actuar también influirá en la satisfacción del paciente, con lo cual te recomendamos cuidar tanto el lenguaje verbal como no verbal.

👉 Lee también: 4 herramientas para mejorar la comunicación con el paciente

2. Capacidad resolutiva

En tu día a día, tienes que tomar decisiones cruciales y hacer frente a diversos desafíos. No necesitas tener la respuesta a todo, pero sí tener una visión general del negocio para saber quién tiene la respuesta a cada caso cuando no tengas una solución inmediata.

Y recuerda: el paciente puede no tener la razón siempre y su trabajo no es enseñarle ninguna lección, sino ayudarlo y orientarlo durante todo su recorrido, desde la primera visita hasta la post-consulta.

👉 Lee también: Patient journey map y cómo crear un mapa de Experiencia del paciente - Temp ES (+plantilla)

3. Orientación a la satisfacción del paciente

Este es un punto relacionado con el anterior, ya que ayudando al paciente a resolver problemas y dudas, también estás colaborando en su nivel de satisfacción. Una buena manera de lograrlo es tratar de brindar información fiable y comprensible al paciente como por ejemplo, ofrecerle un listado adicional con los sitios más confiables donde encontrar información sobre su malestar.

4. Buena organización

Como personal administrativo, gestionas los recursos más valiosos de su clínica: datos de los pacientes, fechas de las visitas, pagos y mucho más. Teniendo en cuenta la seguridad y confidencialidad del material que manejas, organizar todas esas informaciones con un sistema único donde tanto tú como el especialista puedan tener acceso, será de gran ayuda para mejorar la gestión y ahorro de tiempo. 

5. Visión global

Muchos piensan que la rutina diaria del administrativo se limita a la gestión de la agenda o las llamadas telefónicas, pero no es así. Hay que ir un paso más allá: garantizar un ambiente agradable en la sala de espera, solucionar dudas de los pacientes o ayudar a administrar el perfil de tu centro en Doctoralia y así transmitir una buena imagen. 

👉 Te puede interesar: Cómo sacarle el máximo partido a tu perfil en Doctoralia

6. 'Digital-friendly'

Por último y no menos importante, la persona administrativa debe de saber manejar los recursos tecnológicos con naturalidad. Cuanto más familiarizado esté con Internet y plataformas de comunicación online, mejor podrá desempeñar su trabajo.

El software de gestión clínica que mejora la atención al paciente

El software de Doctoralia está diseñado con el fin de mejorar la Experiencia del paciente - Temp ES, así como facilitar la gestión de tu centro médico. Esta potente herramienta te permitirá:

• Hacer videoconsulta con sus pacientes y facilitar los pagos online
• Calendarizar todas las citas 
• Enviar SMS o notificaciones para hacer recordatorios de cita
• Registrar el historial clínico de sus pacientes en un mismo lugar

¿La atención telefónica de tu centro cumple con las expectativas de tus pacientes? 🤔 Si te lo has planteado alguna vez, debes saber que el software de gestión clínica, puede ser complementado con Doctoralia Phone: Un servicio que permite atender todas las llamadas de sus pacientes para ofrecerles un mejor servicio. 

Este software telefónico es muy fácil de usar. En definitiva, permite que tu equipo trabaje en remoto en la ajetreada realidad de las clínicas pequeñas y medianas, agilizando el trabajo de recepción desde la primera llamada. 

¿Tienes alguna duda o comentario? Ponte en contacto con el equipo de Doctoralia.

Estaremos encantados de escucharte 😀