4 razones para monitorizar las llamadas de tu centro y cómo hacerlo

La gran mayoría de centros médicos pierden diariamente una gran cantidad de llamas telefónicas. Monitorizar esas llamadas no atendidas junto a las que sí que se atienden es esencial no solo para mejorar la gestión administrativa del centro sino también para ofrecer una buena experiencia a los pacientes.

Pero esos no son los únicos motivos por los cuales es importante tener un registro de la cantidad y calidad de las llamadas que se producen en su clínica. En este artículo analizaremos las principales razones para monitorizar el teléfono de tu centro y cómo puedes sacarle el máximo provecho. ¿Nos acompañas?

4 razones para monitorizar las llamadas de tu centro médico

Existen cuatro razones principales por las que debería monitorizar las llamadas telefónicas en tu clínica. Las veremos en detalle a lo largo de este artículo.

1. Reduce el número de llamadas no atendidas

Buena parte de los centros médicos tienen dificultades para gestionar las llamadas perdidas. Sin embargo, no todos son conscientes de la necesidad de buscar soluciones a este desafío.

La realidad muestra que las llamadas no atendidas pueden suponer un problema para tu centro. Estas son algunas de las razones que lo demuestran:

• Si un paciente llama a tu centro pero no recibe respuesta o cuando la recibe se encuentra ocupado, es probable que acabe reservando cita en otro centro.
• Si en tu centro no se gestionan las llamadas correctamente, no solo se producirán retrasos o pérdidas de tiempo innecesarias sino que esa falta de organización afectará negativamente en la cantidad de citas reservadas.
• El no atender llamadas o no hacerlo correctamente, también puede ocasionar una experiencia negativa en el paciente, lo que a su vez repercute en la reputación del centro y, en consecuencia, en la posibilidad de fidelizar a un mayor número de pacientes.
  

En cambio, monitorizar las llamadas de tu centro puede aportarte varias ventajas, como por ejemplo:

1. Saber en qué días y franjas horarias se pierden la mayor parte de las citas potenciales.
2. Definir una estrategia para mejorar la contestabilidad y gestión administrativa de su centro.
3. Conocer de primera mano cómo el personal de recepción gestiona las llamadas y optimizar cualquier acción que no esté funcionando correctamente.
4. Implementar medidas para volver a contactar lo antes posible a aquellos pacientes que no han recibido respuesta, ya que de esta forma se reducirán el número de visitas perdidas.

Para ayudarte a llevar a cabo todos estos procesos y muchos otros hemos diseñado Doctoralia Phone, un servicio de Doctoralia para centros médicos que permite la gestión continua de las llamadas gracias a las funciones de identificación de las llamadas entrantes y los recordatorios de retorno de llamadas.

Y no solo eso sino que, si se combina con nuestro software de gestión de citas y pacientes, cada paciente que no reserve cita en ese momento recibirá automáticamente un SMS con un enlace para reservar cita online, evitando así nuevas llamadas pero ofreciendo la opción de reservar una cita por Internet de manera fácil y ágil.

2. Optimiza la gestión administrativa de tu centro

Registrar las llamadas que se producen en tu centro médico también te ayudará a mejorar la gestión de tu clínica desde un punto de vista organizativo y logístico.

Saber cuántas llamadas recibe de media tu centro te permitirá conocer cuáles son los horarios en los que los pacientes prefieren llamar por teléfono, y eso te permitirá organizar mejor tanto los horarios del personal de recepción como la gestión administrativa en general.

Y no solo eso, sino que conocer cómo y cuándo se producen esas llamadas ahorrará tiempo al personal de recepción, que podrán dedicar sus esfuerzos a otras tareas de mayor impacto como por ejemplo ofrecer una mejor experiencia a los pacientes que acuden a la clínica.

3. Ofrece una mejor experiencia a los pacientes

Mantener el contacto con los pacientes es importante por varios motivos: incrementa el compromiso con el centro, mejora la satisfacción y en consecuencia facilita la fidelización.

Además, hay que tener presente que hoy en día, a pesar de la creciente demanda de las reservas online (sobre todo por parte de la nueva generación de pacientes), la vía telefónica sigue siendo una de las principales formas de comunicación con los pacientes para buena parte de los centros médicos, así como la principal vía para recibir nuevas reservas (sobre todo por parte de pacientes mayores).

Dicho esto, es evidente que buena parte de los esfuerzos de un centro médico deberían estar destinados a la gestión de las llamadas y, en consecuencia, a implementar estrategias que permitan  sacar partido a la monitorización de esas llamadas. Eso es esencial tanto si quieres adquirir nuevos pacientes como si deseas mejorar su experiencia y lograr que vuelvan a visitarte en tu centro.

Todo ello también te permitirá conocer quién administra mejor las llamadas en tu centro, en menos tiempo y de manera más efectiva.

Para recopilar todos estos datos es necesario confiar en herramientas tecnológicas que en la mayoría de los casos son costosas y difíciles de usar. Es por eso que desarrollamos Doctoralia Phone.

Mejora la calidad de las llamadas con Doctoralia Phone

Con Doctoralia Phone también puedes monitorizar el desempeño de tu personal gracias a un panel de estadísticas muy completo que te permite:

• Grabar llamadas telefónicas.
• Comprobar la eficiencia del equipo administrativo.
• Crear tablas comparativas entre profesionales.

De este modo, tu equipo podrá trabajar mejor en la gestión de cada llamada, sobre todo gracias a características como:

• Recordatorios de devolución de llamada.
• Estado y comentarios de cada llamada telefónica.
• Automatización y control de actividades recurrentes.

Gracias a esto, por un lado dispondrás de herramientas para hacer un seguimiento del trabajo de recepción y, por otro lado, podrás ofrecer al personal soluciones eficaces para mejorar la calidad y la rapidez del servicio de forma inmediata.

4. Rentabiliza tu estrategia de marketing

Si ya está llevando a cabo una estrategia de publicidad y/o marketing en diferentes canales, es importante saber cuáles de ellos están generándote más reservas y por tanto, en cuáles merece la pena seguir invirtiendo y cuáles no deberías seguir utilizando.

Y es aquí donde, nuevamente, monitorizar las llamadas de tu centro se convierte en un proceso esencial. Ya no solo a nivel cuantitativo para saber cuántos pacientes han llamado para reservar una visita en el último mes sino también a nivel cualitativo para saber a través de qué canal encontraron tu número de teléfono.

Anteriormente, obtener estos datos implicaba o bien tener que invertir largas horas en hacerlo de manera manual o bien invertir una suma importante de dinero en un software externo. Con Doctoralia Phone tienes la alternativa idónea.

Ahora puedes rentabilizar tus inversiones publicitarias con Doctoralia Phone

Doctoralia Phone genera un número de teléfono para cada canal promocional que utiliza. Eso te ayuda a detectar qué canales son los más rentables y cuáles deberías dejar de utilizar.

Además, con las estadísticas avanzadas podrás saber de dónde provienen exactamente la mayoría de las llamadas que recibes.

En otras palabras, Doctoralia Phone te permite no solo mejorar el rendimiento de la recepción y reducir el número de reservas perdidas, sino que también te ofrece la opción de optimizar tus campañas.

Como has podido comprobar a lo largo de este artículo, monitorizar las llamadas de tu centro médico es esencial para que sea rentable a corto, medio y largo plazo.

Tener un registro cuantitativo y cualitativo de tus llamadas te ayudará a saber qué es aquello que funciona y lo que debería mejorarse, pero también te será de gran ayuda para reducir el número de llamadas perdidas, mejorar la organización de la recepción, sacar provecho a sus inversiones publicitarias y fidelizar a tus pacientes.

Si todavía no has empezado a hacerlo, es importante que comiences a llevar a cabo estrategias para la monitorización de las llamadas de tu clínica. ¡No tardarás en ver los resultados! 😉