Recordatorio de cita: La clave para reducir el absentismo de pacientes

¿Qué es el recordatorio automático de cita?

Como su propio nombre indica, el recordatorio automático cumple con la función de recordar a los pacientes la hora programada de su visita. Además, les brinda la oportunidad de confirmar de forma automática, cancelar y/o reprogramar la fecha, en caso de no poder asistir.

El objetivo es que el paciente adquiera un sentimiento de compromiso con la clínica o el especialista, evitando así que el equipo médico y administrativo estén inactivos de forma involuntaria y que otros pacientes puedan beneficiarse de esas nuevas horas libres.

Tras reservar la cita médica, tu paciente podrá recibir el recordatorio por diferentes vías, como canales de mensajería instantánea, mensajes de texto o correo electrónico. A través de este recordatorio, el paciente también podrá:

• Revisar y confirmar datos concretos, como el día y la hora de su visita, el nombre de su especialista, la dirección del centro médico o incluso el método de pago.
• Confirmar su visita de forma automática, a través del envío de mensajes automatizados que tú mismo programarás para que el paciente confirme o cancele su visita de forma definitiva.
• En el caso de no poder asistir, el paciente podrá reprogramar su visita, también a través de SMS o correo electrónico y sin necesidad de llamar al centro.

Cuando se realiza manualmente, la validación requiere tiempo y esfuerzo, y también puede ser susceptible a errores humanos. Afortunadamente, ya existen herramientas que permiten automatizar esta tarea, como es el caso del recordatorio de cita u otras herramientas de la Agenda online 360 para clínicas de Doctoralia, lo que optimizará el trabajo del equipo administrativo y garantizará la experiencia positiva del paciente.

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¿Por qué es importante el recordatorio de cita? Conoce las principales ventajas:

Existen muchos motivos por los que un paciente puede faltar a una cita: el olvido, ya que reservó el día con varios meses de antelación, imprevistos de última hora, problemas de desplazamiento, intento frustrado de contacto con su especialista para anular la cita o que, directamente, no considera necesario volver a revisión.

En la mayoría de estos casos, una buena comunicación con pacientes automatizada, acompañada del recordatorio de cita, evitará un número importante de inasistencias, algo que favorecerá la gestión del centro, sus beneficios y reputación a partir de los siguientes resultados:

1. Reducción de ausencias

El recordatorio de cita a través de canales como la consulta médica telefónica o el correo electrónico, pondrá a disposición del paciente toda la información relacionada con su visita, desde la fecha hasta la dirección exacta del centro, y también les brindará la opción confirmar, cancelar o reprogramar en unos pocos clics. Todo ello aumentará el nivel de compromiso del paciente con su especialista, acudiendo a su cita o cancelando con un margen suficiente de antelación.

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2. Facturación optimizada

¿Alguna vez has calculado las pérdidas que supone la inasistencia del paciente sin previo aviso? Aunque no lo creas, un número alto de ausencias podrá comprometer la facturación de tu clínica, ya que genera la inactividad forzada del equipo y hace que pierda un tiempo valioso que podría utilizarse para atender a otros pacientes. El recordatorio de cita optimizará la facturación, poniendo a disposición del paciente la opción de confirmar o cancelar su visita con previo aviso, y agilizando la gestión administrativa del centro.

3. Aumento de la productividad

El recordatorio de cita y la confirmación manual de la consulta ocupa un tiempo en recepción muy valioso, ya que podría utilizarse en actividades que requieran una atención especial, como el servicio en la sala de espera, por ejemplo.

Además, el recordatorio manual obliga a mantener la línea telefónica ocupada gran parte del tiempo, hecho que puede entorpecer la comunicación con nuevos pacientes. Esto último, no solo disminuye la productividad de recepción, también deriva a pérdidas económicas graves.

En Doctoralia ponemos a tu disposición una calculadora que te ayudará a hacerse una idea de las pérdidas mensuales que provocan las llamadas no atendidas. 

4. Mejoría en la experiencia del paciente

Tener una buena experiencia con la clínica o el especialista es algo que los pacientes valoran cada vez más. Por ello, es necesario que tu centro vele por una asistencia de calidad hacia el paciente, desde el primer contacto, hasta pasada la cita o el tratamiento.

Aquí, el recordatorio de cita y la confirmación automática de la misma juegan un papel importante. Cuando recibe el recordatorio, el paciente percibe la excelente atención por parte de tu clínica; este es el comienzo de una relación de confianza que, si evoluciona favorablemente, puede resultar en pacientes satisfechos y leales, que incluso recomendará a su círculo de allegados tu centro médico.

Doctoralia Pro: Recordatorio de cita rápido, sencillo y eficiente

La Agenda online 360 de Doctoralia te ayudará a gestionar tu clínica de forma online, permitiéndote el envío automático de recordatorios, para que tus pacientes confirmen, cancelen o reprogramen su consulta por mensaje y sin coste adicional. 

La herramienta reúne varias soluciones en una misma plataforma, algo que te permitirá digitalizar la experiencia de tus pacientes, desde el momento en el que solicitan una primera visita, hasta las comunicaciones y el seguimiento del tratamiento.

Además, es posible gestionar los horarios de los especialistas de la clínica, hacer promoción del centro e interactuar con la audiencia. De esta forma, tu centro médico ahorrará un tiempo valioso que podrás invertir en otras tareas, aumentará tus ingresos y mejorarás tu reputación.