Así es como el centro PsiCo Lleida triplicó su tamaño gracias a Clinic Cloud
PsiCo Lleida ha sido pionero en el uso de nuevas tecnologías como la Realidad Virtual, así como en aplicar la perspectiva de género en sus terapias y realizar talleres para la prevención del suicidio en adolescentes. Todo para cumplir con su objetivo: promover el bienestar psicológico y emocional de las personas con estrategias de afrontamiento.
En 2010, PsiCo Lleida contaba con una agenda básica y solo dos profesionales. Con el tiempo, el proyecto creció hasta convertirse en una red de tres clínicas con más de veinte psicólogos, y a medida que el volumen de pacientes aumentaba, también lo hacía la complejidad de la gestión diaria.
“El volumen de trabajo se disparó. Llegábamos a tener de 70 a 110 pacientes nuevos al mes, y la plantilla que teníamos ya no daba abasto”, explica la Cristina. El sistema manual provocaba errores en la coordinación de agendas, duplicidad de citas e incluso visitas no registradas, lo que generaba malestar tanto en pacientes como en el equipo.
Además, almacenar historiales clínicos en papel suponía una gran pérdida de tiempo. Cualquier tarea administrativa requería mucho más esfuerzo del necesario: “Una tarea de veinte minutos ahora la haces en menos de cinco”.
Solución
Una plataforma integral para crecer sin límites
Al descubrir Clinic Cloud, el equipo encontró una solución completa que acompañó su evolución. La gestión de las agendas se volvió mucho más ágil, evitando errores, solapamientos y mejorando la experiencia tanto de pacientes como de profesionales.
“El desgaste de tener que registrar manualmente cada visita desapareció. Ahora todo está automatizado y centralizado.” El uso de historiales clínicos digitales también supuso un cambio radical: “Antes tenía que ir al archivo a buscar historias clínicas. Hoy, con un clic, tengo todo disponible, incluso cuando teletrabajo.”
La flexibilidad y la facilidad de uso fueron claves para escalar el negocio, ya que cada profesional gestiona su propia agenda, lo que mejora la autonomía y eficiencia del equipo.
“Todos los profesionales han aprendido a usar la herramienta muy rápido. Eso también nos ha permitido eliminar intermediarios y ganar en fluidez.”
Resultados
Expansión sin complicaciones
Gracias a Clinic Cloud, la red de centros ha podido crecer sin duplicar esfuerzos. La integración entre sedes ha sido sencilla y ha permitido unificar la atención desde el mismo call center: “Cuando abrimos la segunda clínica me preocupaba tener que usar dos programas distintos, pero Clinic Cloud nos lo puso fácil desde el principio.”
El software también ha mejorado la gestión interna, desde el cumplimiento del RGPD (gracias al sistema de permisos personalizados del programa) hasta el registro de jornada laboral del personal contratado (algo que Cristina no encontró en otros softwares). Y todo, sin renunciar a la comodidad: exportar informes, preparar auditorías o compartir documentación con pacientes es cuestión de segundos.
Agenda: una gestión flexible y colaborativa
La posibilidad de filtrar la agenda por especialidades permite organizar citas de forma más ágil, incluso cuando hay muchos profesionales implicados. Además, el programa permite visualizar de un vistazo todo lo que está ocurriendo en una jornada —qué pacientes están siendo atendidos, por quién y en qué sala—.
“Cada profesional puede gestionar su propia agenda sin depender de nadie. Eso nos da una agilidad enorme como equipo.”
Cristina también destaca el uso del tablón de notas que ofrece Clinic Cloud, donde se anotan pacientes que desean adelantar su cita: cada vez que se libera un hueco, se puede ocupar rápidamente con alguien de esa lista.
Los recordatorios automáticos para pacientes
Con el crecimiento del centro, enviar recordatorios de forma manual era inviable. Clinic Cloud automatiza esta tarea y mejora significativamente la gestión de citas, puesto que los pacientes reciben un mensaje automático cada vez que se agendan, lo que reduce el riesgo de olvidos y ausencias.
“La persona encargada de la gestión ya no está atada al teléfono o al email. Ahora tiene tiempo para tareas que aportan mucho más valor.”
Esto también hace que el paciente perciba una mayor profesionalidad y claridad desde el primer momento.
“Ahora no sé dónde estaríamos sin este programa. Clinic Cloud ha sido fundamental para nuestro crecimiento, lo recomendaría sin dudar.”
Solicita una demostración personalizada y sin coste
