Así es como OsteoBCN consiguió reducir sus cancelaciones de cita en un 62%

El enfoque de OsteoBCN combina tratamientos para adultos, niños y mujeres embarazadas, integrando los principios de la osteopatía con conocimientos científicos actuales. Desde su origen, la visión de sus fundadores ha sido mejorar la experiencia del paciente a través de un servicio integral.

Gerard Álvarez de OsteoBCN

Osteópata y codirector de OsteoBCN

Barcelona

Funcionalidades

Gestión de clínica

DP SMS

Visibilidad

Plan Promo

62% menos de cancelaciones de pacientes al mes

43 visitas recuperadas de llamadas perdidas con DP SMS

+4000 visitas al perfil en menos de un año

Reto

Optimizar la gestión y reducir las llamadas perdidas

Las tareas administrativas y de gestión comenzaron a consumir cada vez más tiempo, pero Gerard y Débora, codirectores de OsteoBCN, lo que realmente querían era dedicarse a su verdadera pasión: atender a los pacientes.

Por eso, decidieron contar con el apoyo que podían afrontar como pequeña clínica: una persona de recepción la mitad de la semana. Y más pronto que tarde, se dieron cuenta de que esto tampoco era suficiente: nadie atendía llamadas fuera de ese horario, y se perdían posibles pacientes que necesitaban tratamiento más inmediato.

Solución

Una herramienta integrada

OsteoBCN descubrió Doctoralia gracias a su integración con Clinic Cloud, la herramienta de gestión que ya utilizaban. Aún así, Gerard sentía recelo ante la digitalización de la clínica, pues para él era muy importante el lado humano de su profesión.

Al explorar las funcionalidades de Doctoralia durante un período de promoción, lo primero que les sorprendió fue la rápida mejora de la visibilidad de la clínica en internet: "Hemos constatado que muchos pacientes llegan a nosotros o a nuestra web gracias a al hecho de descubrirnos por Doctoralia."

También la automatización de las tareas administrativas, así como ofrecer la reserva online, algo que resultó clave para atender urgencias y descongestionar la agenda.

Resultados

Aumento de pacientes y mejora de la gestión

La funcionalidad DP SMS ha extendido la disponibilidad de la clínica más allá del horario laboral, permitiendo a los pacientes reservar citas en cualquier momento: "Me encanta que al llamar a la clínica cuando está cerrada se genere un mensaje con un enlace hacia nuestro calendario de reserva de citas."

Otros elementos que han ayudado a aumentar su cartera de pacientes han sido el buen posicionamiento de la clínica en Google Maps -puesto que OsteoBCN no está a pie de calle- y las opiniones, que han sido clave para que nuevos pacientes se decanten por OsteoBCN.

Han visto, además, una reducción de las cancelaciones de cita gracias a los recordatorios automáticos, y una mejora de la gestión de las cancelaciones de última hora, pues los huecos libres son rápidamente ocupados por la plataforma.

Por último, está la posibilidad de combinar la automatización con la experiencia personalizada, pues Gerard se dio cuenta de que, automatizando tareas administrativas, podía estar más disponible para sus pacientes.

“ Valorando el coste y haciendo un cálculo pragmático de cuántos pacientes nuevos tenemos que captar para que Doctoralia sea rentable, rápidamente ves que vale la pena”

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