¿Cómo motivar a tu equipo de recepción y mejorar su rendimiento?

La productividad es clave para el buen funcionamiento de cualquier negocio. En el sector de la salud, mantener al personal de recepción motivado para que sea más productivo es fundamental por distintas razones: La atención al paciente, exposición de tratamientos, fidelización… Todos estos aspectos pueden verse alterados por la falta de motivación. Pero, ¿Cómo conseguir una recepción productiva y motivada?

Después de muchos años de experiencia en la gestión de clínicas, podemos afirmar que la motivación se traduce en un aumento de la productividad y facturación de la clínica o centro de salud.

Por ello, hoy vamos a contarte cómo mejorar la productividad de tu equipo con éxito ✅

La importancia de la productividad en el trabajo

Lo primero que debes saber para aumentar la productividad de tu recepción clínica es conocer lo qué es exactamente.

Lo que en una clínica se traduciría a la cantidad de tareas y pacientes atendidos por el personal de recepción en un día u hora concretos. Así pues, como mayor sea la productividad de la recepción, mayor será el número de pacientes atendidos, mejorando su satisfacción y percepción mental sobre la clínica. 

Como bien sabrás, el ritmo de trabajo en una recepción clínica suele ser frenético. Debido a la naturaleza de su trabajo, los recepcionistas se enfrentan a una serie de desafíos que pueden causar estrés, ya sea por la interacción con pacientes ansiosos o frustrados, los picos de llamadas o la dinámica de trabajo en equipo.

Si no se aborda adecuadamente, el estrés puede tener un impacto negativo en la motivación de los empleados, así como en su rendimiento y satisfacción en el trabajo. Por esta razón, es importante prestar atención y preocuparse por el bienestar del equipo.

Esto influirá positivamente en todos los niveles: si tu plantilla se siente motivada trabajando, dará un mejor trato y servicio a los pacientes, desembocando por último en mejores resultados generales y personales.

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💡 Soluciones para la falta de motivación laboral:

• Comunicación efectiva: Es clave mantener una buena comunicación con el equipo, escuchar sus sugerencias y preocupaciones, y proporcionar retroalimentación constante y constructiva mediante el feedback para lograr un buen ambiente de trabajo.
• Capacitación y desarrollo: Es muy importante que el personal de recepción se sienta más preparado y motivado en su trabajo. La grabación de las llamadas telefónicas son un herramienta de formación muy útil para tu equipo de atención al paciente.
• Reconocer y recompensar el trabajo bien hecho: Asegúrate de que los miembros del equipo se sientan apreciados por su trabajo. Celebra los éxitos y reconoce el trabajo bien hecho, ya sea por ejemplo con un elogio público o una nota de agradecimiento. 
  

• Tener softwares telefónicos como Doctoralia Phone que ayuden a la gestión integra de la clínica, permitiendo una mejor organización y control en la atención telefónica. 

Cómo aumentar la productividad de tu recepción

1. 🔎 Identifica el origen de las llamadas

Según un estudio realizado por Doctoralia, 1 de cada 3 llamadas son para concertar una cita. Por ello, es importante que tu recepción conozca cuáles son las llamadas con potencial de reserva de cita. 

Conocer los temas más recurrentes en las llamadas también te ayudará a detectar posibles mejoras en tu comunicación.

Por ejemplo, si el 40% de tus llamadas son para consultar la dirección del centro, quizás es que deberías de hacer más visible ese dato en tus canales online. Esto te liberará el volumen de llamadas, lo que supondrá un ahorro de tiempo y una mayor dedicación a otras tareas de carácter más prioritario. 

Así mismo, también te ayudará a saber qué especialista está atrayendo más pacientes a tu clínica. Esto te  permitirá crear una mejor estrategia para otros especialistas de tu equipo o bien brindar un mayor reconocimiento al especialista que genera más interés entre tu cartera de pacientes.

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2. 📞 Conoce el porcentaje de llamadas no atendidas

¿Sabías que el 45% de las llamadas a las clínicas no se contestan? Cada una de estas llamadas puede ser una potencial reserva de cita que pierdes.

Los pacientes necesitan llamar más de una vez al centro para poder contactar con el personal de recepción, lo que deriva en que muchas veces desistan y acaben optando por reservar cita en otra clínica. 

En términos de productividad, esta situación conduce a una pérdida de ingresos para tu centro, ya que cuantas más llamadas estés dejando de atender, más pacientes potenciales estarás perdiendo.

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3. 👩‍🏫 Entrena a tus recepcionistas con un plan de formación

La formación en una recepción clínica es primordial para mejorar la productividad y el desempeño del equipo. Con ella adquirirán las habilidades necesarias para manejar mejor las tareas y situaciones complejas y, a su vez, se sentirán más motivados por el progreso y desarrollo en su carrera profesional. 

Para ello, no hay mejor manera de formar al equipo que grabando las llamadas con los pacientes del centro. Saber cómo se está gestionando la comunicación de primera mano te ayudará a dar un mejor entrenamiento al equipo de recepción y crear una guía de estilo para la atención de llamadas, lo cual será de ayuda para las personas encargadas y la alineación del equipo.

Esto conlleva muchas ventajas, tanto para los recepcionistas como para tu negocio, ¡un win-win en toda regla!

• Mejora la calidad de tu atención al paciente: Al grabar las llamadas, los profesionales de tu clínica pueden escuchar nuevamente las conversaciones y evaluar cómo se manejó la atención al paciente. Pueden identificar áreas donde se mejorar las habilidades de comunicación, la claridad de la información, la empatía y la resolución de problemas.
• Son una fuente de referencia precisa: Si hay alguna duda sobre lo que se dijo durante una llamada, la grabación puede proporcionar una referencia precisa y confiable. Esto puede ayudar a evitar malentendidos o confusiones en la comunicación.
• Onboarding para las nuevas incorporaciones: Al escuchar las grabaciones de las llamadas, los nuevos miembros del equipo pueden obtener ejemplos prácticos de cómo se brinda una atención al paciente efectiva. Esto puede ser especialmente útil para aquellos que no tienen experiencia previa en el campo de la atención médica.
  

🎁 Extra: Guía gratuita para optimizar la gestión de tu clínica

Tal y como habrás visto, la productividad es un factor clave para el éxito de cualquier recepción clínica. Una recepción eficiente y productiva puede mejorar significativamente la Experiencia del paciente - Temp ES, ahorrar tiempo en las tareas administrativas y aumentar la satisfacción de tus pacientes.

A continuación, te compartimos una guía práctica sobre cómo mejorar la gestión de tu clínica con tal de que tu equipo de recepción sea lo más productivo posible 👇 ¡No te la pierdas!