5 errores de gestión que cometen las clínicas y cómo solucionarlos

Analizamos algunos de los errores de gestión más frecuentes que cometen los centros médicos y que horrorizan al paciente. ¿Estará cometiendo alguno de ellos en su centro? No se preocupe: también le damos las claves para solucionarlos de forma rápida y sencilla.

Error 1 🚨 Tener un personal desmotivado

Este es probablemente uno de los errores más comunes que cometen las clínicas. Descuidar el bienestar del equipo en el centro médico puede llegar a perjudicar, y mucho, tanto la gestión como a la reputación de su clínica.

Si su personal está desmotivado, esto se traduce en una gestión del tiempo menos eficaz, un menor compromiso a la hora de trabajar por el bien del centro e incluso puede afectar al trato que se le da al paciente, algo que atañe directamente a la salud de su negocio. 

💡 Solución: cómo motivar al personal de su clínica

¿Qué puede hacer con aquellos trabajadores que están desmotivados? Hágales ver el valor que tienen dentro de la empresa, ¡a todos nos gusta sentirnos valorados! Darles feedback sobre su trabajo y realizar evaluaciones de desempeño de forma continua, así como hacerles crecer profesionalmente, hará que sus empleados sean los mejores embajadores de su centro.

Error 2 🚨 No responder a las llamadas

¿Conoce a los Pacientes 3.0? Este tipo de usuarios, jóvenes y de mediana edad, están acostumbrados a la inmediatez que les proporcionan las nuevas tecnologías y odian, por encima de todo, tener que esperar. ¡Por algo se les conoce como la Generación Impaciente! Aquí puede aprender más sobre quién es y cómo se comporta el Paciente 3.0.

Imagine esta situación: un paciente de estas características se interesa por su centro y decide llamar al teléfono que encuentra en Internet para concertar una cita. ¿Qué pasa si nadie le atiende al teléfono? En el mejor de los casos, llamará en varias ocasiones hasta conseguir la cita; en la mayoría de casos, su frustración le llevará a reservar cita en otro centro médico.

💡 Solución: cómo dejar de perder pacientes por no atender llamadas

Para evitar que estas personas acaben reservando cita en la competencia, es imprescindible contar con una o varias herramientas que permitan concertar una visita con el doctor sin esperas. ¿De qué estamos hablando? Por una parte, de ofrecer la reserva online de cita. En pocos clics, el paciente puede reservar una visita desde la página web de su clínica y, automáticamente, esa cita quedará registrada en la agenda de citas. 

Por otra parte, debe tener presente que algunos pacientes (especialmente los más mayores) querrán concertar una cita a través del teléfono, por lo que es imprescindible poder atenderlos. Para no perder ni una sola llamada de teléfono, le recomendamos que eche un vistazo a Doctoralia Phone, el software telefónico para clínicas que le permite gestionar las llamadas de forma inteligente y automática para facilitarle la tarea tanto a su equipo de recepción como a los pacientes.

Error 3 🚨 Hacer esperar demasiado

Lo ha adivinado: a la Generación Impaciente tampoco le gusta estar en una sala de espera más tiempo del debido. De hecho, a nadie le gusta que le hagan perder el tiempo. Por eso, es muy importante mejorar la gestión del tiempo en su centro y evitar que los pacientes esperen en la sala más de 10 minutos.

💡 Solución: cómo reducir el tiempo en la sala de espera

¿Cómo se consigue reducir el tiempo de espera? Mejorando la gestión del centro con una solución como el software para clínicas de Doctoralia. Con esta herramienta, su personal podrá automatizar tareas repetitivas, como llamar a los pacientes para recordar los detalles de una cita o informarles de un cambio de hora, e invertir ese ahorro de tiempo en mejorar la organización general del centro o en controlar el flujo de pacientes.

Error 4 🚨 Guardar documentos sensibles en papel

Este error puede traerle graves problemas, y es que tener información sensible de sus pacientes de forma que no cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) supone una infracción de la ley.

El RGPD exige a los centros de salud tener copias de seguridad en servidores dentro de la Unión Europea y, además, que los datos de los pacientes estén encriptados. El incumplimiento de esta ley puede suponer una sanción que va del 2% al 4% de la facturación anual de la clínica.

¿Qué significa esto? Que gestionar los datos de una clínica con archivadores y agendas de papel o con programas como Google Calendar, Access o Excel supone incumplir con la ley.

💡 Solución: guarde los datos sensibles en un entorno digital seguro

Error 5 🚨 No recuperar a pacientes antiguos

Muchas clínicas ponen todos sus esfuerzos (y una gran inversión) en conseguir nuevos pacientes, olvidando por completo aquellos que algún día se visitaron en la clínica y ya no volvieron. El primer paso es conocer el motivo por el cuál nunca han vuelto a visitarse con nosotros.

¿Salieron descontentos? lo ideal sería saber por qué, aunque es muy probable que no recuperemos a gran parte de estos pacientes. ¿No han vuelto porque ya acabaron el tratamiento? En este caso, sí hay algo que podemos hacer...

💡 Solución: impacte a antiguos pacientes con una campaña de email o SMS

Las campañas por email o SMS son perfectas para recuperar a aquellas personas que hace tiempo que no visitan el centro. En estas comunicaciones, podemos enviarles recordatorios para chequeos anuales, información sobre nuevos tratamientos e incluso ofertas y promociones.

En este vídeo puede ver lo sencillo que resulta enviar una campaña con el software de Doctoralia:

¿Ha cometido alguno de los errores mencionados en su centro? ¡Está a tiempo de darle la vuelta a la situación!

Recuerde que para tener una buena gestión del centro y ofrecer un servicio al paciente excelente, debe contar con un personal motivado e implicado, saber gestionar las llamadas y solicitud de citas, controlar el flujo de pacientes para evitar largas esperas, cumplir la ley con una herramienta que proteja los datos de sus pacientes y recuperar a aquellas personas que se visitaron en el pasado enviando campañas y recordatorios.

¿Se anima a mejorar la gestión de su clínica? 😀