Aunque el sector de la salud nunca descansa, lo cierto es que también es importante saber parar y tomarse un respiro para desconectar, recargar energías y poder seguir cuidando de los pacientes con la mejor calidad posible. Es en estos momentos cuando tener automatizada tu consulta puede ser de gran ayuda.
¿Qué significa cuando hablamos de "poner tu consulta en piloto automático"? Nos referimos a la libertad de ausentarte o marchar de vacaciones con la tranquilidad de que todo está bajo control, de que tendrás informados a tus pacientes acerca de cualquier cambio y de que seguirás llenando tu agenda para cuando estés de vuelta.
En este artículo te contamos en detalle cuáles son los beneficios de tener tu consulta preparada para estas ocasiones y cómo puedes empezar desde hoy mismo gracias a las herramientas incluidas en nuestros planes para que todo siga funcionando incluso cuando descansas.
Gracias a las nuevas tecnologías es posible automatizar muchas de las tareas manuales que los especialistas realizan diariamente en la consulta.
Como profesional, eso no solo te permitirá tener una mayor productividad en tu día, enfocándote en aquellas tareas que realmente importan, sino que también te dará la oportunidad de tomarte un descanso cuando lo necesites sin tener la preocupación de qué ocurrirá en la consulta cuando no estés. A continuación te compartimos 4 grandes razones para decir "sí" a automatizar tu consulta:
Poner tu consulta en piloto automático te permitirá conseguir mejor organización, así como planificar de manera más eficaz las vacaciones y los periodos de menor actividad. Podrás informar con antelación a los pacientes sobre los nuevos horarios y bloquear las fechas en las que no estés para que los pacientes no puedan reservar cita para esos días, pero sí para antes o después.
Imagina poder dedicar buena parte de tu día a atender a los pacientes en lugar de realizar tareas interminables que podrían estar haciéndose de forma automática. Una vez automatices tu agenda verás como es posible poner fin a muchas de las tareas manuales que la tecnología puede hacer por ti. Tendrás la sensación de tener más horas y poder atender mejor a los pacientes.
Es imprescindible informar correctamente si tu consulta cambia de horario durante los periodos de menor actividad. Dejar a tus pacientes sin alternativa puede afectar a su experiencia.
Si automatizas tu consulta contemplando esos periodos de baja actividad o vacaciones, podrás planificar mejor tu agenda, dándoles más opciones y recordándoles que te preocupas por su atención y bienestar.
Por último, si pones tu consulta en piloto automático tendrás una agenda que trabaje por ti las 24 horas y los siete días de la semana. En otras palabras: podrás seguir llenando tu agenda en todo momento. En el siguiente apartado te contaremos cómo hacerlo.
Sin embargo, recuerda que no hay una regla universal que sirva para todos: a continuación veremos cómo poner tu agenda en piloto automático para que tu consulta pueda seguir en pleno rendimiento durante tus vacaciones. El éxito dependerá de varios factores, como cuánto automatices tu consulta y lo visible que sea tu perfil en los resultados de búsqueda.
Si te estás preguntando cómo puedes empezar a automatizar tu consulta desde cero, te recomendamos seguir estos seis pasos que te compartimos a continuación:
En la medida de lo posible, planifica con tiempo los horarios de tu consulta para los distintos periodos de vacaciones y actualízalos en todas tus agendas.
De lo contrario, corres el riesgo de que los pacientes reserven cita contigo para una fecha en la que no estarás disponible con todo lo que eso implica: visitas en horas que realmente ocupadas, llamadas para reprogramar y una experiencia negativa para tus pacientes.
Desde la agenda de Doctoralia tienes dos opciones para actualizar tus horarios:
Una vez hayas añadido los bloqueos y excepciones correspondientes, tu calendario de reserva online se actualizará en tiempo real y solamente se mostrará la disponibilidad que tú has indicado. De este modo, los pacientes no podrán reservar cita para esos días ni horas, pero sí para antes y después, con lo cual tu consulta se seguirá llenando incluso si estás de vacaciones.
Cuando tengas definidos los horarios para los siguientes meses y hayas creado bloqueos y excepciones para aquellas fechas donde no estarás trabajando, el siguiente paso es informar a tus pacientes.
Puedes hacerlo a través de varias vías, la mayoría de ellas incluidas en nuestros planes:
Una de las principales ventajas de usar la agenda online de Doctoralia es que permite que tus pacientes puedan reservar online sus citas 24/7 mejorando así su experiencia, ya que 1 de cada 3 pacientes ya prefiere reservar online y que la tendencia va en aumento.
Si ofreces la reserva online de cita a tus pacientes, tu agenda seguirá funcionando en automático las 24 h aunque tú estés de vacaciones, de modo que tus pacientes podrán reservar cita contigo desde cualquier lugar en cualquiera de los huecos disponibles de tu agenda y las citas se añadirán automáticamente a tu calendario.
Además, recuerda que en todos nuestros planes también tienes la opción de habilitar los recordatorios automáticos para que aquellos pacientes que reserven cita reciban la confirmación de la visita con todos los detalles así como los recordatorios de visita 48 h y 24 h antes de la cita.
Esto significa que podrás desconectar y tomarte un tiempo para ti mientras tu agenda funciona en piloto automático y sigue llenándose para tu vuelta.
Dependiendo de cuál sea tu especialidad, es probable que si cierras tu consulta por vacaciones algunos de tus pacientes más urgentes se queden sin el seguimiento que necesitan.
Incluso puede ocurrir que alguno de tus pacientes esté fuera de su residencia habitual y tú estés trabajando, y necesite concertar una visita contigo.
Para todos estos casos, si quieres seguir atendiendo durante el verano, recuerda que puedes habilitar las consultas online, nuestra herramienta de videoconsultas que te permite visitar a tus pacientes de forma segura y confidencial sin importar dónde estés tú y dónde estén ellos.
Si además tienes el historial de tus pacientes actualizado en tu agenda de Doctoralia, podrás acceder a toda la información, incluyendo los episodios clínicos, desde cualquier dispositivo iniciando sesión con tus credenciales.
Y si necesitas comunicarte con tus pacientes, recuerda que puedes hacerlo a través de la herramienta Mensajes privados, que te permite estar en contacto con tus pacientes para resolver sus dudas o compartirles cualquier información importante. Aquí puedes ver cómo funcionan y cómo crear mensajes automáticos y plantillas para agilizar los procesos.
Si durante los periodos festivos o de baja actividad pasas consulta, como puede ser el caso de diciembre o las vacaciones de verano, es probable que notes un aumento de las ausencias y cancelaciones de última hora por parte de tus pacientes.
Ya sea porque están de vacaciones y se olvidaron de cancelar o porque no se acordaron de que tenían una cita programada, puede ocurrir que no acudan a la visita, causando pérdidas y afectando negativamente a la rentabilidad de tu consulta.
Para que eso no ocurra, recuerda que en todos nuestros planes también tienes la opción de habilitar los pagos por adelantado para que los pacientes paguen su visita en el momento de hacer la reserva. Eso reducirá las ausencias y cancelaciones de última hora, y tú tendrás un mayor control sobre tus ingresos.
Piensa que cuanto más facilidades tengan los pacientes para reservar una cita contigo, para poder reprogramarla y para poder realizar el pago, menos absentismo tendrás en la consulta.
Por último, si aun estando de vacaciones quieres revisar cómo está yendo tu consulta, ver los movimientos de tu agenda en tiempo real, cambiar los horarios, crear nuevos bloqueos o enviar mensajes a los pacientes, recuerda que desde la aplicación móvil de Doctoralia para Especialistas, disponible tanto para iOS como para Android, puedes hacer todo eso y mucho más.
Hemos diseñado la app de Doctoralia para Especialistas para que puedas acceder a tu agenda y gestionarla desde cualquier lugar, manteniendo siempre tus datos seguros y encriptados cumpliendo con todos los protocolos del RGPD.
Para empezar a usarla solamente tienes que descargarla en tu dispositivo móvil e iniciar sesión con las credenciales que utilizas para entrar en tu cuenta de Doctoralia.
Ahora que ya sabes cómo poner tu consulta en piloto automático y por dónde comenzar, te invitamos a poner en práctica las acciones que hemos visto a lo largo de este artículo para automatizar muchas de las tareas manuales que realizas a día de hoy, optimizar tu tiempo e invertir la mayor parte de tu tiempo en lo que de verdad importa: la salud de tus pacientes.
Y si quieres aprender más sobre la gestión de tu consulta, te invitamos a descargar nuestro ebook "Cómo gestionar tus citas durante las vacaciones", donde aprenderás cómo informar a tus pacientes, cómo ajustar tu calendario en función de tus vacaciones y qué hacer en caso de urgencias reales.