5 consejos de gestión para recepcionistas de un centro médico

El trabajo realizado por el personal de recepción es fundamental para el éxito de cualquier consulta o clínica. Mucho más que recibir a los pacientes, estos profesionales son los encargados de cuidar el día a día del negocio.

Siendo el nexo entre especialistas médicos y pacientes, el personal de recepción contribuye estratégicamente al negocio, asegurando un centro más organizado y rentable con pacientes satisfechos y leales. Además, dada su posición multitarea, tienen una visión global del negocio que puede resultar vital.

¿Trabajas dentro del equipo de recepción? En este artículo, te ayudamos a empezar a desarrollar  habilidades clave como saber administrar el tiempo, automatizar tareas operativas o usar la tecnología a su favor. Así, conseguirás que tu trabajo sea aún más eficiente y valorado en tu clínica. ¡Empecemos!

1. Desarrolla (aún más) tus habilidades

La calidad de la atención es uno de los principales factores del éxito de una clínica. El paciente necesita una buena experiencia para ser fiel, y esto comienza desde el momento en que se pone en contacto para concertar una cita.

En este sentido, tus habilidades interpersonales para atender al paciente marcarán la diferencia. Es importante saber buscar respuestas, tener un interés genuino por ayudar y comunicarse bien.

Una buena organización también es clave, ya que es necesario gestionar diferentes tareas, como fechas de consulta y pagos. Esta capacidad de ser multitarea, ir más allá de lo habitual y, por ejemplo, brindar un ambiente agradable en la recepción, también forma parte de la lista.

¡No te lo pierdas! 👉 6 habilidades mejor valoradas en el personal administrativo

2. Mejora tu productividad

Y hablando de listas: ¿sabías que hacer una lista de las tareas pendientes te ayuda a ser más productivo? A continuación, te dejamos algunos consejos para mejorar la productividad como recepcionista de un centro:

Organízate 📝

• Haz una lista de todas las tareas por hacer
• Ordena estas tareas según su prioridad
• Ponte una meta realista
• Planifica el día en base a las prioridades y las metas que te ha puesto

Concéntrate 💡

El objetivo es evitar las distracciones que nos hacen ser menos productivos:

• Silencia las notificaciones del móvil (sobre todo del teléfono personal)
• Fija 2 o 3 veces al día para revisar la bandeja de correo y contestar e-mails. 
• Si necesitas una ayuda extra para no distraerse, la extensión de Chrome StayFocusd puede ayudarte.
• Intenta realizar una sola tarea al mismo tiempo.

Cuídate 💓

Sabemos que te encanta ofrecer un buen servicio a los pacientes, ¡pero no debes olvidarte de tu propio bienestar!

• Come alimentos saludables. Sigue una dieta equilibrada y basada en alimentos frescos y deja los ultraprocesados y los azúcares para ocasiones puntuales. ¡A todos nos gusta darnos un capricho de vez en cuando! 🍟
• Duerme unas 7 horas diarias. Esto es imprescindible para poder dar tu mejor versión, tanto en el trabajo como en su vida personal. La Fundación del Corazón te explica cuáles son los 6 beneficios del sueño.
• Empieza el día con energía. Al levantarte, procura reservar un tiempo para tu bienestar: prepara un buen desayuno y reserva un ratito para practicar ejercicio o salir a pasear. ¡Lo que hagas antes de tu jornada laboral influenciará en tu rendimiento durante el resto del día!
• Si llevas mucho tiempo frente a una pantalla, recuerda hacer pequeñas paradas para descansar la vista y estirar los músculos. A tu vuelta, te será más fácil seguir con la tarea.

3. Aprende a tratar con pacientes insatisfechos

Por mucho que todo el equipo de la clínica se esfuerce por hacer un buen trabajo y ser productivos, pueden ocurrir eventos imprevistos, como retrasos o la necesidad de reprogramar una cita. Si esto ocurre, ¿cómo reaccionar ante la opinión negativa de un paciente?

En tales casos, el o la recepcionista necesita escuchar y sentir empatía. Ponte en la posición de esa persona, trata de reconocer sus sentimientos y demuestra comprensión. Esta es la mejor manera de comenzar y te ayudará a visualizar mejor las soluciones.

Confirma con el paciente cuál es el problema para asegurarte de haber comprendido la situación, trata de no discutir con la persona y deja claro cuál es el siguiente paso que vas a tomar para mejorar la situación. Incluso si no puedes resolver el problema de forma inmediata, explica qué pasos tomarás para resolver su insatisfacción e intenta estimar un plazo para su resolución.

4. Entiende cuál es el comportamiento de los pacientes

Aunque cada paciente es distinto, estamos seguros de que ya conoces cuáles son las necesidades y formas de hacer de los pacientes. Por ejemplo, podemos diferenciar a los pacientes de mediana y avanzada edad de aquellos más jóvenes. Tómate unos segundos para pensar en cómo se comporta cada grupo de pacientes. Hay una gran diferencia, ¿verdad?

Mientras que los pacientes más mayores suelen preferir un contacto cara a cara con el personal del centro o, en su defecto, ser atendidos de forma telefónica, la mayoría de personas jóvenes valoran el hecho de poder comunicarse con el centro e incluso gestionar ellos mismos sus citas de forma online.

En este artículo nos centramos en ver cómo se comporta la nueva generación de pacientes y qué puedes hacer tú, como recepcionista o personal de gestión, para ofrecerle un servicio óptimo.

El paciente 3.0 o paciente digitalizado

No es ningún secreto que el comportamiento de la nueva generación de pacientes es diferente al de las personas de edad más avanzada. La popularización de Internet ha cambiado la forma en la que consumimos productos y servicios: comprar en el supermercado, reservar mesa en un restaurante e incluso realizar movimientos bancarios ya está impregnado por lo digital. Y el sector de la salud no es una excepción.

Hoy en día, las personas también usan Internet para hacer consultas sobre salud, buscar médicos, concertar citas e incluso visitarse con el especialista a través de una videoconferencia. Es lo que se llama un paciente digital: personas conectadas y exigentes que tienen en su poder más información y opciones para elegir a la hora de ser atendidos.

Estos pacientes digitales esperan recibir un servicio más personalizado y flexible, son activos en las redes sociales y se guían por la opinión de otros pacientes en Internet. Si quieres saber más sobre cómo es el perfil del Paciente 3.0, te recomendamos el siguiente artículo 👉 Cómo atraer a los pacientes 3.0 a tu clínica

5. Aprende a usar las herramientas digitales da la mejor forma

Y por último, aunque no menos importante, es necesario hacerse amigo/a de la tecnología. 😜

La gestión de los recursos tecnológicos se convertirá cada vez más en parte del día a día de la recepción. Los software de gestión, los CRM y otras herramientas digitales pueden facilitar mucho tus tareas diarias. Es por ello que te recomendamos dedicar tiempo (e incluso invertir en cursos o formaciones regladas) para adquirir nuevos conocimientos y habilidades tecnológicas: te ayudarán a ser mejor valorado/a en tu puesto de trabajo.

Por ejemplo, ¿sabías que 1 de cada 3 pacientes ya conciertan citas a través de Internet, según los datos recogidos por Doctoralia? Para el personal de recepción esto supone un alivio, ya que reduce el número de citas que hay que añadir a la agenda de forma manual. Para el paciente, ofrece más flexibilidad y la posibilidad de ver fácilmente todas las horas disponibles. Además, disminuye significativamente el tráfico telefónico del centro.

A través de herramientas digitales específicas para clínicas y consultorios, también es posible digitalizar toda la información del paciente. Además de los beneficios en términos de seguridad y privacidad, los datos están más organizados y son mucho más fáciles de encontrar.

Lee también 👉 3 herramientas para optimizar las tareas de recepción del centro

Doctoralia: una solución para optimizar la gestión... ¡también para recepcionistas!

¿Sabías que Doctoralia es mucho más que un directorio donde los pacientes pueden encontrar a un especialista? También ofrecemos herramientas intuitivas y completas para que todo el personal del centro pueda mejorar la gestión en las tareas de su día a día. 

A través de la agenda de citas médicas para clínicas se pueden enviar recordatorios de cita automáticos, recibir reservas de cita que se incluyen directamente en el calendario e incluso hacer un pre check-in a los pacientes donde solicitar datos antes de su llegada al centro. Estas tres funcionalidades, entre otras, ayudan al personal de recepción a ahorrar tiempo en tareas mecánicas para centrarse en el cuidado del paciente. 

Además, contamos con una nueva herramienta específica para facilitar y mejorar la atención telefónica de la recepción: Doctoralia Phone. Con ella, podrás gestionar de forma más eficiente el tráfico telefónico, atender todas las llamadas (sí, ¡todas!) y visualizar de forma sencilla cuáles son las horas con más llamadas entrantes, los motivos más recurrentes para llamar e incluso saber qué paciente le llamó para poder atenderle de forma más cercana y personal.

¿Qué te han parecido estos consejos para mejorar aún más sus habilidades de gestión como recepcionista de una clínica? Compártelo con tus compañeros de equipo para poder mejorar la gestión del centro a la vez que siguen cuidando de sus pacientes. ¡Hasta pronto! 😀