Sep 6, 2021

Cómo NO perder llamadas entrantes y pacientes potenciales en tu centro

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Pese a que la digitalización cada vez está ganando más terreno en nuestro día a día, todavía son muchos los pacientes que siguen llamando por teléfono para reservar cita en un centro médico.

Por eso, ofrecer una buena atención telefónica a los pacientes debería ser una de las prioridades de su clínica, ya que muchas veces es la puerta de entrada a nuevos pacientes.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, muchas clínicas tienen dificultades para gestionar las llamadas. Así lo refleja el último estudio que realizamos para medir la efectividad de las las clínicas españolas a la hora de atender y gestionar las llamadas telefónicas, que revela que:

“El 35% de las llamadas de pacientes no son atendidas. Y como mínimo, un 20% de estas son para reservar cita"

En otras palabras: los pacientes necesitan llamar más de una vez al centro para poder contactar con el personal de recepción, lo que deriva en que muchas veces desistan y acaben optando por reservar cita en otra clínica.

A su vez, eso conduce a una pérdida de ingresos para el centro, ya que cuantas más llamadas esté dejando de atender el personal de su clínica, más pacientes potenciales estará perdiendo.

En este artículo le contamos cómo puede revertir esta situación. Pero antes, hagamos un breve repaso a la situación actual de la mayoría de las recepciones de los centros médicos 👇

El 23% de las clínicas pierde el total de las llamadas que reciben

¿Sabía que 1 de cada 4 llamadas telefónicas que recibe un centro no son atendidas a la primera?

Parte de nuestro estudio sobre la efectividad de las clínicas a la hora de gestionar las llamadas se centró en contactar a una gran variedad de centros médicos de las principales ciudades del país para ver cómo estaban gestionando las llamadas telefónicas.

Los resultados reflejaron que muchas de ellas están lejos de poder gestionarlas de manera efectiva. Y es que en la gran mayoría de los casos los pacientes necesitan llamar más de una vez al centro para poder contactar con el personal de recepción. La franja horaria más delicada es durante la mañana, cuando el 20% de las clínicas están más ocupadas. A continuación puede ver otros datos relevantes:

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Pero eso no es todo: los pacientes que no logran contactar con la clínica esperan a que les devuelven la llamada, algo que solo ocurre 1 de cada 3 veces. Eso supone un grave perjuicio para los centros, que están perdiendo una gran cantidad de pacientes potenciales por no poder atenderles.

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Cómo gestionar las llamadas entrantes en su clínica gracias a Doctoralia Phone

El primer paso para gestionar de manera eficaz las llamadas telefónicas es analizar cuál es la situación actual de su clínica para averiguar cuántas llamadas está perdiendo actualmente y cuáles son las causas principales.

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A continuación le compartimos los principales motivos que dificultan que el personal de recepción pueda gestionar correctamente las llamadas entrantes:

  • Atención presencial de los pacientes.
  • Gestión de las agendas de los especialistas, haciéndose cargo de toda la gestión de visitas.
  • Cobros de servicios y visitas.
  • Preparar y presentar presupuestos a los pacientes.
  • Mantener ordenada la recepción y la sala de espera.
  • Otras tareas relacionadas con la gestión administrativa de la clínica.

Detectar cuáles son estas causas será fundamental para poder aplicar la mejor solución posible.

Por ejemplo, ¿qué ocurre cuando un recepcionista está atendiendo a un paciente y recibe una llamada? ¿Tiene fácil acceso a las llamadas que no se han atendido para poder devolverlas? ¿Hay alguien dedicado 100% a atender a los pacientes? En la mayoría de las clínicas, la respuesta es NO.

Por eso hemos diseñado Doctoralia Phone, una centralita VoIP para clínicas cuya función es garantizarle que todas y cada una de las llamadas a su centro médico reciben una respuesta, al mismo tiempo que ayuda al equipo de recepción a trabajar de una manera más eficiente gracias a la automatización de procesos.

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¿Quiere saber más sobre Doctoralia Phone y cómo puede ayudarle a mejorar la gestión de las llamadas entrantes? Solicite ahora una asesoría gratuita y nuestros expertos analizarán en detalle la situación actual de su centro

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Si lo desea, puede solicitar ahora su asesoría gratuita y nuestros expertos analizarán su sistema telefónico en detalle para detectar posibles causas y soluciones para ofrecer un servicio telefónico eficiente y efectivo. El personal de recepción lo agradecerá y los pacientes también. Eso repercutirá positivamente en la reputación e ingresos de su centro, con lo cual todos saldrán ganando 😀