En un entorno médico en constante cambio, comprender la gestión financiera es crucial para asegurar la estabilidad y el crecimiento de las prácticas médicas y clínicas.
Desde la planificación estratégica hasta la toma de decisiones operativas, cada aspecto de la gestión financiera desempeña un papel vital en el éxito a largo plazo de una práctica médica. Los especialistas que dirigen o gestionan consultas privadas deben velar por la viabilidad del proyecto. De esta manera, con una análisis financiero se obtiene datos esenciales para el funcionamiento de una práctica médica.
Por otra parte, la optimización de recursos y procesos también se consigue con este análisis, al igual que se identifican oportunidades de mejora para la eficiencia de la consulta.
Como comentábamos, al analizar detenidamente los ingresos y gastos actuales, los profesionales de la salud pueden identificar áreas de ineficiencia y oportunidades de mejora. Y es que la cantidad de información que ofrecen este tipo de análisis pueden ayudar bastante a aumentar la eficiencia y rentabilidad de una consulta o clínica médica.
Aquí hay algunas áreas clave que se deben revisar al evaluar su situación financiera:
Ingresos: Verifica la estabilidad y diversificación de tus fuentes de ingresos. Por ejemplo, si tu clínica depende en gran medida de consultas presenciales, podría estar perdiendo oportunidades de ingresos si no ofrece servicios más eficientes, como por ejemplo, de telemedicina.
Gastos: Analiza detalladamente tus gastos operativos. Por ejemplo, los costes de suministros médicos, como guantes estériles y mascarillas quirúrgicas, pueden representar una parte significativa del presupuesto. Si no se lleva un registro adecuado de estos gastos, es posible que la clínica no aproveche los descuentos por compras al por mayor, lo que puede aumentar los costes operativos.
Personal: Evalúa la eficiencia del personal que trabaja contigo (otros especialistas, asistente, recepcionista y otros profesionales de la salud), ya que su desempeño impacta directamente en tu rentabilidad. Analiza la posibilidad de implementar nuevas estrategias de capacitación y formación para mejorar su ejecución.
Inversión: Revisa el estado de tu equipo médico, utilizar herramientas obsoletas no sólo incrementa la ineficiencia, también incrementa los costos. Además, considera invertir en tecnología que pueda ayudarte a resolver tareas que te quiten tiempo como agendar y confirmar citas, envío de mensajes específicos a pacientes o el control de pagos.
Establecer un presupuesto sólido y mantener un control estricto de los gastos son prácticas fundamentales para garantizar la viabilidad financiera a largo plazo. Aquí hay algunos ejemplos específicos de gastos cotidianos y errores comunes que pueden ocurrir en consultas médicas en España:
Tener bajo control el gasto de suministros médicos
Por ejemplo, los guantes estériles pueden ser un gasto recurrente importante. Si no se monitorean adecuadamente los niveles de inventario y se realizan pedidos a tiempo, la clínica podría enfrentarse a interrupciones en la atención al paciente o a comprar suministros de emergencia a precios más altos.
Los materiales médicos impactan directamente en la rentabilidad del negocio, permiten trabajar con un presupuesto más preciso y ahorra costes al largo plazo para la consulta o clínica.
Detectar posibles errores en la facturación
Un error común en la facturación podría ser la omisión de códigos de diagnóstico o procedimiento. Esto puede resultar en retrasos en el pago o en la pérdida de ingresos debido a reclamaciones rechazadas. Implementar controles rigurosos y capacitación adecuada para el personal de facturación puede ayudar a evitar estos errores y garantizar una facturación precisa y oportuna.
Por otra parte, errores en facturación perjudican gravemente la relación y confianza con el paciente. Además, se puede convertir en una fuente de reclamaciones que es preferible evitar con un sistema organizado y eficiente.
Identificar tendencias de demanda para ciertos servicios
¿Hay una demanda creciente de un nuevo tratamiento entre tus pacientes?, ¿ofreces servicios que suelen estar fuera del alcance de la mayoría de los pacientes?, ¿has considerado externalizar algunos tratamientos o parte de ellos para compartir costes y generar ingresos adicionales?
Una vez que contamos con una lista de servicios y tratamientos ofrecidos, es importante que esté en constante renovación y actualización, que atienda el contexto actual y la realidad de la localidad donde se encuentra tu consulta y la comunidad que deseas atraer.
Evitar una falta de administración de inventarios
La falta de control y gestión adecuada del inventario de medicamentos y suministros médicos puede generar problemas de sobre almacenamiento o escasez, afectando no sólo el flujo de efectivo del consultorio, sino también la calidad de la atención médica prestada. Realiza un seguimiento diario para asegurarte de la disponibilidad del equipo necesario, esto te permitirá establecer posibles ahorros y reducción de costos.
Las urgencias o decisiones a última hora normalmente comportan mucho más gastos, al disponer de muy poco margen para la toma de decisión. Evitando así encontrar opciones o proveedores más baratos.
Asegurar uso eficiente de la tecnología
La adopción deficiente o incorrecta de tecnología médica o de atención al paciente puede resultar en un derroche de gastos. Muchas consultas médicas invierten en tecnología que no utilizan, como herramientas de software de gestión de citas de pacientes, expedientes electrónicos, etc. Es importante aprovechar su uso una vez adquirido, puedes solicitar asesorías personalizadas para asegurarte de que estés explotando al máximo esas herramientas.
También puede ocurrir la compra de herramientas, dispositivos o equipos médicos no adecuados para las necesidades específicas de tu consulta, lo que resultará en altos costes de mantenimiento y reparación a largo plazo. Si te apoyas de algún asistente, secretaria, recepcionista o cualquier otro profesional, toma en cuenta su capacitación.