Verifactu: Cómo afecta a tu clínica y cómo adaptarte paso a paso

Verifactu está a punto de entrar en juego y muchas clínicas todavía no tienen claro qué implica ni cómo prepararse. Este nuevo sistema de facturación marcará un antes y un después en la forma de registrar los cobros y emitir facturas, y es fundamental entender cómo afecta al día a día de tu centro.

En este artículo te explicamos de forma sencilla qué es Verifactu, a quién aplica, qué cambios tendrás que hacer y cómo prepararte para cumplir la normativa sin complicaciones. Si gestionas una clínica privada, un centro médico o eres profesional sanitario autónomo, esto te interesa.

Qué es Verifactu y por qué es clave para tu clínica

Verifactu es el nuevo sistema creado por la Agencia Tributaria para garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y autónomos sean íntegras, fiables y trazables. Su objetivo es evitar manipulaciones posteriores y asegurar que la información económica que se envía a Hacienda es transparente y cumple con los estándares establecidos.

A diferencia de otros cambios normativos, Verifactu no es solo un ajuste: implica modificar la forma en que se generan, registran y almacenan las facturas de tu clínica.

Entre sus puntos clave se encuentran:

• Cada factura deberá registrar un identificador único y un sello que garantice que no ha sido modificada.
• Los sistemas de facturación deberán ser seguros y verificables, cumpliendo los requisitos técnicos de Hacienda.
• En modo Verifactu, el software envía automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación.
• En modo no Verifactu, el software cumple la norma 100%, pero no transmite los datos de forma automática.
  

En ambos casos, tu clínica deberá usar un sistema que garantice inmutabilidad, trazabilidad y registro seguro, por lo que la elección del software será clave.

💡 Recuerda: Adaptarse no es opcional. Verifactu afectará a la mayoría de clínicas y profesionales sanitarios, y prepararse a tiempo evitará interrupciones, sanciones y cambios de última hora.

A quién afecta Verifactu

Verifactu afecta a todas las empresas y profesionales que emiten facturas, y esto incluye de forma directa a clínicas, centros médicos, fisioterapeutas, psicólogos, odontólogos y cualquier otro profesional sanitario que facture a pacientes o a aseguradoras.

En la práctica, deberán adaptarse:

 Clínicas privadas de cualquier especialidad
Centros médicos, policlínicas, odontológicas, estéticas, fisioterapia, podología, ginecología, dermatología, etc.

Si emites facturas o tickets por tus servicios, Verifactu te aplica.

Profesionales sanitarios autónomos
Psicólogos, nutricionistas, terapeutas, fisioterapeutas, etc.
Incluso si trabajas por cuenta propia dentro de una clínica, tus facturas deberán cumplir la normativa.

Centros con facturación mixta (paciente privado + aseguradoras)
Aunque parte de tus ingresos provengan de compañías aseguradoras, las facturas generadas a pacientes privados deberán ajustarse igualmente a Verifactu.

Clínicas que ya utilizan software de facturación
Incluso si ya usas un sistema digital, tendrás que asegurarte de que cumple los requisitos técnicos de Hacienda para emisores Verifactu o no Verifactu.

Centros que emiten pocas facturas pero de manera habitual
No importa si facturas 10 pacientes al mes o 1.000: la normativa es la misma para todos.

💡 Recuerda: si tu centro emite facturas —aunque sean pocas— deberá adaptarse. Por eso es importante revisar desde ahora si tu software actual está preparado y qué cambios deberás implementar antes de la fecha de entrada en vigor.

Fechas clave: cuándo entra en vigor y qué plazos debes tener en cuenta

Aunque la normativa de Verifactu estaba inicialmente prevista para 2025, el Gobierno amplió los plazos para facilitar su implantación. Ahora, las fechas clave dependen del tipo de contribuyente:

• 1 de enero de 2027: Clínicas privadas, centros médicos y entidades que tributan a través del Impuesto de Sociedades.
  A partir de este día, estos centros deberán emitir sus facturas siguiendo los requisitos del sistema Verifactu.
• 1 de julio de 2027: Profesionales sanitarios autónomos y otras personas físicas que tributan en estimación directa.
  Tendrán seis meses adicionales para adaptarse al nuevo modelo.

¿Qué implica esto para tu clínica?

Aunque la ley ya está en vigor, aún existe margen para adaptarse. Sin embargo, no es recomendable esperar al último momento. Trabajar con tiempo te permitirá:

• Evitar contratiempos durante la implantación.
• Asegurarte de que tu software de gestión cumple con todos los requisitos.
• Formar a tu equipo para que el cambio sea fluido.
• Aprovechar la transición para revisar y optimizar tus procesos administrativos.

Adaptarte con antelación no solo garantiza el cumplimiento legal: también es una oportunidad para digitalizar y mejorar la eficiencia de tu clínica.

Beneficios de adaptarte a Verifactu cuanto antes

Aunque Verifactu nace como una obligación legal, su implantación también supone una oportunidad para mejorar la gestión interna de tu clínica. Estos son los principales beneficios de adaptarte a tiempo:

Cumplimiento legal sin riesgos

Adoptar Verifactu garantiza que tu facturación cumple con todos los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Esto te permite trabajar con tranquilidad, evitar errores involuntarios y minimizar el riesgo de sanciones o inspecciones.

Evitar sanciones y futuras incidencias

El sistema está diseñado para detectar irregularidades y asegurar la veracidad de cada factura. Adaptarte con antelación te ayuda a evitar multas por incumplimiento y problemas derivados de no actualizar tus procesos a tiempo.

Optimización de procesos administrativos

La implementación de Verifactu implica actualizar sistemas, revisar protocolos y digitalizar tareas. Este proceso suele traducirse en:

• Menos carga administrativa,
• Mayor control sobre la facturación,
• Reducción de errores manuales,
• Información más ordenada y accesible.
  

Integración con herramientas como Doctoralia

Un software de gestión preparado para Verifactu —como el que ofrece Doctoralia— te permite automatizar gran parte del proceso y trabajar de forma más eficiente. Desde la emisión de facturas hasta su registro, todo se vuelve más simple, rápido y seguro.

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Cómo adaptar tu clínica a Verifactu (paso a paso)

Aunque Verifactu introduce cambios importantes, el proceso de adaptación puede ser sencillo si sigues una hoja de ruta clara. Estos son los pasos esenciales para preparar tu centro sin complicaciones:

1. Asegúrate de que tu software de gestión está actualizado

El primer paso es comprobar que tu herramienta actual cumple con los requisitos técnicos de la Agencia Tributaria. Si no lo hace, deberás actualizarla o cambiar a un software que sí integre Verifactu.

Un software compatible debe permitir:

• Emitir facturas correctamente estructuradas,
• Enviar cada registro a la AEAT sin manipulación posible,
• Generar facturas rectificativas (en lugar de editar o anular).

2. Revisa y ajusta tus procesos internos

La transición es una buena oportunidad para ordenar tu operativa diaria:

• Define quién emite facturas en tu clínica,
• Revisa tus plantillas y numeraciones,
• Implanta un protocolo unificado para modificaciones o rectificaciones.

💡 Recuerda: Esto evitará errores y facilitará el trabajo a tu equipo.

3. Forma a tu personal

Todo el equipo involucrado en la facturación debe conocer:

• Qué es Verifactu,
• Qué cambia respecto al sistema antiguo,
• Cómo se gestionan ahora las rectificaciones,
• Cómo usar el software adaptado.

💡 Recuerda: Una formación sencilla puede evitar fallos que luego generan incidencias.

4. Evita errores comunes

Durante la adaptación, muchas clínicas suelen equivocarse en puntos como:

Intentar editar facturas en lugar de emitir una rectificativa,
No registrar correctamente determinados movimientos,
No enviar las facturas inmediatamente al sistema Verifactu.

💡 Recuerda: Corregir estos hábitos desde el principio evitará problemas futuros.

5. Implementa el sistema con antelación

No esperes al último momento. Probar el proceso, emitir algunas facturas internas y resolver dudas antes de que sea obligatorio te permitirá una transición tranquila y sin presión.

Cómo Doctoralia facilita la adaptación de tu clínica a Verifactu

Funcionalidades clave de Doctoralia para Verifactu:

• Emisión automática de facturas electrónicas: todas las facturas se generan directamente desde Doctoralia y se envían en tiempo real a B2B Router, cumpliendo con la normativa.
• Control de integridad y trazabilidad: cada factura incluye los elementos requeridos, como códigos QR y mecanismos de hash, garantizando su validez legal.
• Gestión centralizada: toda la facturación se administra desde un único panel, evitando duplicidades y errores manuales.
• Flexibilidad para múltiples perfiles: clínicas con varias sedes o profesionales pueden configurar la emisión según su estructura.
• Borradores y validación controlada: permite preparar borradores antes de la emisión oficial, controlando numeración y contenido de cada factura.

Ventajas de usar Doctoralia frente a otros sistemas:

• Cumplimiento normativo asegurado: evita sanciones e inspecciones, cumpliendo todos los requisitos de Verifactu.
  Integración con la gestión diaria: conecta facturación con agenda, cobros y presupuestos, centralizando toda la información.
  Reducción de errores administrativos: automatiza procesos y minimiza incidencias asociadas a facturación manual.
  Optimización de ingresos y agenda: protege los ingresos con prepago y recordatorios automáticos, evitando huecos y cancelaciones.
  Acompañamiento continuo: soporte experto para guiar la implementación y resolver dudas durante la transición.

💡 Te recomendamos: Si quieres profundizar en cómo Doctoralia puede facilitar la adaptación de tu clínica a Verifactu, solicita una demo. Nuestro equipo te mostrará paso a paso cómo implementar la facturación electrónica, automatizar procesos y garantizar el cumplimiento normativo sin complicaciones.